AD ALTA 

 

JOURNAL OF INTERDISCIPLINARY RESEARCH

 

 

 

ORGANISING OF EMPLOYEE TRAININGS RELATED TO DOCUMENTATION AND DATABASES 
 

a

MARCIN KOMAŃDA 

University of Economics in Katowice, 1 Maja 50, Katowice 40-287 
email: 

a

marcin.komanda@ue.katowice.pl 

 

Results presented are related to the project entitled „The dynamics of strategic 
behaviours in the perspective of organisatonal learning” (2016-2017) financed by the 
funds for maintaining the scientific potential (supervisor: 

MarcinKomańda, Ph.D.). 

 

 
Abstract: The aim of the article is to establish whether the level of organising level of 
employee trainings within the scope of creating and using internal documentation and 
databases of the enterprise (the so-called cold knowledge resources) is related to the 
level of formalisation of work in the enterprise. The opinions of respondents were 
studied with the use of a survey questionnaire and then they were analysed with the 
use of the Kruskal-Wallis and the Mann-Whitney tests. The existence of the 
relationship between the form of employee training organisation and the level of 
formalisation of work in the enterprise (grouping variable) was confirmed. The 
differences between particular pairs of levels of organising of employee training due to 
a grouping variable were also indicated. 
 
Keywords: employee trainings, knowledge management, documentation, databases. 
 

 
1 Introduction 
 
Employee trainings in enterprises are a solution which is, above 
all, supposed to develop employees’ competences (Matwiejczuk, 
2018). The effects of their implementation may be as follows: 
more accurate performance of employee’s duties by persons 
employed in the organisation, growth of personal engagement of 
employees and a greater tendency to manifest an initiative as 
well as wiser acting (Wolniak, Grebski, 2018). Therefore, from 
this perspective, employee trainings constitute a solution within 
the scope of learning of employees which is part of a subsystem 
of hot knowledge in the enterprise and they are perceived as a 
form of its support by an organization (

Karaś, 2012). The 

description of development of employees’ soft and hard skills 
frequently appears in the reference books (Gajdzik, 2018), the 
issue of conducting trainings in enterprises within the scope of 
creating, circulation and use of the resources of codified 
knowledge and information which already exist in the 
organisation, and which are, in turn, an element of the subsystem 
of organisational cold knowledge, is much less popular among 
researchers. Any works within this scope treat the issue as an 
element which accompanies detailed managerial issues, e.g. 
safety management (Warwas, 

Sołtys, 2018). It should be 

emphasized that creating knowledge resources in the enterprise 
may depend on the process of sharing knowledge as well as on 
the existing and arising organisational documentation 
(Andreeva, Kianto, 2011). Especially due to the fact that these 
processes are related to, among other things, making predictions 
and coordinating collaboration within the enterprise (

Komańda, 

Sowa, 2014), and the technologies applied in the enterprise often 
even force an appropriate codification of knowledge and 
information (

Dziubińska, Woźniak, 2015). Documentation in 

such case is a necessity for assignment of tasks, spread of results 
(Da Silva Wells et. al., 2011) and their duplication (Nosál,  
Porubän, 2016). A crucial aspect of these issues is accepted and 
motivated use of databases (Marler, 2006). 
 
1.1 Employee trainings vs.

 

knowledge resources in the 

enterprise 
 
At the beginning of the consideration of the issue raised it should 
be noticed that the issue of employee trainings is not only an 
economic or organizational problem but also a legal one. Legal 
regulations introduced impose a duty on an employer to enable 
employees to develop their professional qualifications 
(Pisarczyk, 2003) and they are still a significant element of the 
labour code (Polish Labor Code, 2018). This multidimensional 
nature of employee trainings results in consequences which 
affect the functioning of the organization, especially within the 
scope of human resources management. It is an important 
observation since employees may connect professional work 
with the possibility to pursue formal education (

Komańda, 

2015). Lack of properly integrated attitude to this challenge 
leads to low efficiency of trainings conducted in the enterprise 

(or on its commission) (

Różański, 2012). Moreover, the 

necessity to formulate clear rules and criteria in this respect is 
emphasized (Balcerzyk, Smal, 2017). At the same time, the fact 
that employees attend trainings, especially when trainings meet 
their expectations, is, in turn, related to their level of motivation 
and attachment to the organisation (Owoyemi et. al., 2011), and, 
as a result, to the development of their potential (Mlkva et.al., 
2017). 

The above-mentioned challenges related to the issues of 
organising of employee trainings and support of the functioning 
of the enterprise as well as simultaneous development of 
individual employees are connected with hot and cold 
knowledge in the organisation. Cold knowledge represents a 
fundamental system of mutual interdependencies (Gobillot, 
2013) between particular parts of the organization as well as 
between their individual members. Therefore, it is based on the 
organisational formalism the basis of which is the source of 
understanding for what should be done and why. These 
interdependencies may also be considered between enterprises, 
especially in case of the existence of a legal and organizational 
correlation. As the results of the studies show,  dependence/ 
independence of a business entity may influence the applied 
forms of trainings within the scope of cold knowledge which is 
expressed, among other things, by work regulations as well as 
organisational routines (

Komańda, 2017(a)).  These aspects 

become particularly significant in the context of establishing 
procedures and using further resources of cold knowledge of the 
enterprise, i.e. internal documentation of the enterprise as well as 
organisational databases (

Komańda, 2017 (b)).  

Cold knowledge is contrasted with the so-called hot knowledge 
which is related to the experience of individual persons. It has 
been defined as “people’s skills acquired through education, life 
and professional experience” and its tight connection with 
individual motivation is pointed out at the same time (Materska, 
2005). The enterprise in the matter of hot knowledge is therefore 
interested, above all, in the development of soft and hard 
competences of employees and choice of appropriate solutions 
within the scope of their motivation (

Komańda, 2016).  

1.2 Issues of employee trainings organisation 

These observations make it possible to state that the organisation 
of trainings in the enterprise has to be aimed at creating 
conditions for full use of the potential of employees as well as 
the organization itself, which is a challenging task (

Różański, 

2012). It needs to take into consideration mutual relationships 
between a formal system as well as less obvious and less formal 
relationships which occur parallelly in the enterprise (Rokita, 
Dz

iubińska, 2017). It is related to the necessity to perceive these 

issues also through the prism of the conversion process of the 
forms of knowledge (

Mikuła, 2006) (in a two-way manner 

between practical, individual knowledge – the so-called hot 
knowledge and the so-called cold knowledge which is 
formalized and widespread in the enterprise).  

In the source literature, the issue of trainings conducted in the 
enterprises is related, above all, to the issue of efficient work and 
its improvement (Billett, 2001). The issue of learning, which is 
considered in a multi-dimensional manner is also a part of these 
considerations. Learning in the enterprise is presented as a 
process conditioned by undertaken actions (activity) of the 
members of the organisation as well as the organisation itself, 
their individual and organisational situational context (Kim, 
1998) and prevailing organizational culture (Evans, Rainbird, 
2002). To a large extent, the organisational culture is from this 
perspective expressed by a way of collective thinking 
characteristic for a given organisation (

Bučková, 2017). With 

reference to the issue of efficient work it should be noticed that 
trainings may concern particular aspects of conducted work or 
they may be of a general nature. As the results of the studies 
show, trainings of a general nature seem to translate into the 
engagement of employees to a greater extent, and, as a result, 

- 132 -